Aktenmanagement und – archivierung

Aktenmanagement bedeutet heutzutage weitaus mehr, als Akten nur einzulagern, zu archivieren und wieder auszulagern, denn Akten haben einen hohen Wert, nicht nur für Firmen.

In Dokumenten und Akten befinden sich Informationen, die für das Bestehen einer Firma essentiell sind. Die Buchhaltung zum Beispiel muss laut Gesetz 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei großen Unternehmen kann eine Dekade an Buchhaltung schon einmal ein ganzen Regal oder mehr einnehmen. Nicht nur für den Fall einer Finanzprüfung, sondern auch für andere Gelegenheiten ist es wünschenswert, die benötigten Akten und Daten mit möglichst geringem Zeitaufwand zu finden. Dazu benötigt man entweder ein gutes System der Aktenarchivierung, oder die Hilfe einer externen Firma.

Externe Aktenarchivierung

Es gibt Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, die Akten anderer Firmen einzulagern und dafür zu sorgen, dass Unterlagen sicher wie rechtmäßig verwahrt, geschützt und bei Bedarf schnell zugänglich sind. Das spart Ihrem Unternehmen Zeit und Geld und Sie können sich auf Ihr Geschäft konzentrieren.

Unternehmen, die sich auf Aktenarchivierung konzentrieren bieten aber auch andere Services an, dazu zählt zum Beispiel die Abholung Ihrer Akten und der Transport zum Hochsicherheitsarchiv, sowie auch der Rücktransport Ihrer Dokumente, sobald Sie diese wieder benötigen. Außerdem können Sie Ihre Akten digitalisieren lassen, und somit, bei Bedarf, auch online und schneller auf Ihre Daten zugreifen.

Sicherheit

Wenn Sie Ihre Akten und Geschäftsdokumente in fremde Hände geben, müssen Sie sich sicher sein, dass Ihre Daten sicher sind. Achten Sie deshalb bei der Wahl der Archivierungsfirma auf einige Sicherheitsaspekte, wie umfangreiche und ausgezeichnete Alarmsysteme, Branderkennungs- sowie Brandbekämpfungssysteme und eine Videoüberwachung.

Gebühren

Leider ist eine Datenarchivierung nicht kostenlos. Dennoch ist der Betrag, den Sie für eine externe Archivierung aufwenden müssen gering im Vergleich zu den Kosten die Anfallen, wenn Sie die Akten selbst lagern und Zeit in das digitalisieren und wiederfinden investieren.

Fazit: externe Aktenarchivierung spart Zeit und Geld. Außerdem wissen Sie Ihre Akten in sicheren Händen. Dennoch rentiert es sich mehr für große Firmen mit einer Vielzahl an Akten.

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